title place


آشنايى با مركزاسناد ريا ست جمهوري

عنوان	صفحه
مقدمه
مراحل سا ما ندهى اسنا د	1
تفكيك وارزيا بى مقدما تى	2
ارزيا بى نها يى	2
فهرست نويسى ونمايه سا زي	2
نظا رت وبا زبينى نها يى	3
وروداطلاعا ت به رايا نه	3
ويرايش اطلاعا ت	5
تهيه فهرست ونما يه نا مه اسنا د	5
گردآوري وتنظيم اسنا ددرموضوع ها ي مختلف (تشكيل آلبوم )	5
انتشار اسنا د	6
تهيه كتا ب سند	6
تشكيل شورايعا لى نظا رت برانتشا راسنا د	7
تشكيل شوراي علمى	8


	مقدمه
	پس از پيروزي انقلاب اسلامى ايران ،انبوهى از اسناد به جاي مانده از وزارت دربار و نخست وزيري قبل از انقلاب اسلامى و سازمان هاي وابسته به آنها نظير سازمان خدمات شاهنشاهى ، حزب رستاخيز ايران ،گمرك وزارت دربار، لژيون خدمتگزاران بشر و صندوق كاركنان وزارت دربار در نهاد رياست جمهوري تمركز يافت و در شمار بايگانى اسناد اين نهاد درآمد. كثرت اسناد، قلت امكانات و بى عنايتى اوليه نسبت به اين مجموعه باعث شد بخشى از اين اسناد در شرايط نامناسبى قرار گيرد، اما خوشبختانه از مهر ماه 1372،با امعان نظر معاون اول محترم رئيس جمهوري ،جناب آقاي دكتر حبيبى ،طرح هايى به منظور ساماندهى و بررسى اسناد و مدارك رياست جمهوري به تصويب رسيد و به اجرا درآمد. ماحصل اين طرح ها تنظيم و ساماندهى ده ها هزار پرونده مشتمل بر ميليونها برگ سند و مدرك با ارزش بوده كه اطلاعات بخش عمده اي از آنها پس از فهرست نويسى و نمايه سازي وارد رايانه شده است تا ضمن حفظ صدها هزار برگ سند تاريخى ، امكان استفاده مجريان امر، برنامه ريزان و محققان كشور در كليه عرصه هاي اجتماعى ، سياسى ، اقتصادي و فرهنگى از اين اطلاعات ارزشمند فراهم شود. 1.مراحل ساماندهى اسناد در مورد اسناد راكد رياست جمهوري تا كنون برحسب محتوا و ارزش آنها در چندين مرحله كارهاي مختلفى صورت گرفته است .
	تفكيك وارزيا بى مقدما تى
	اولين مرحله تفكيك وارزيا بى مقدما تى است .اين مرحله كه دربرگيرنده تفكيك و تنظيم اسنا دپراكنده ودرهم وزارتخا نه ها وسا زما ن ها ي مختلف بوددرپا ييز1372انجا م گرفت وحدود10نفراسناد موجود را بر اساس دوره تا ريخى ،وزارتخا نه وسا زما ن مربوطه تفكيك وتنظيم كردند. با انجا م اين مرحله ازكا رمشخص شداين اسنا دمتعلق به وزارت دربا رپهلوي اول (13041312ه'.ش )،ريا ست وزراونخست وزيري (12971357ه'.ش )،اداره كل حفا ظت نخست وزيري ووزارت دربا رپهلوي دوم وسا زما ن ها ي وابسته به آن هستند كه درمجموع گنجينه اطلاعا تى ارزشمندومنحصربه فردي راتشكيل مى دهند.
	ارزيا بى نها يى
	اين اسنا دپس ازتفكيك وارزيا بى مقدما تى موردارزيا بى نها يى قرارگرفت وبا توجه به معيا رها ي ازپيش تعيين شده ،برحسب ارزش واهميت به سه دسته ((الف ))، ((ب ))و((ج ))تقسيم شدو درباره هردسته كا رها ي متفا وتى صورت گرفت . اسنا درده ((ج ))كه ازارزش اطلاعا تى وتا ريخى چندانى برخوردارنبوددرهما ن مرحله تفكيك با قى ما ندواسنا درده ((ب ))توسطنيروها ي ديپلمه به صورت دستى ، براسا س تنظيم اوليه ،با ثبت عنا وين كلى آن ها تنظيم شدكه دسترسى به اين اسنا داز طريق ((كدوكلاسه ))قبلى امكا ن پذيراست .
	فهرست نويسى ونما يه سا زي
	فهرست نويسى ونما يه سا زي كه ازمهمترين مراحل سا ما ندهى اسنا داست ،روي اسنا دي صورت گرفته كه درمرحله ارزيا بى نها يى دررده ((الف ))قرارگرفته اند.اين اسنا د توسطكا رشنا سا نى ازرشته ها ي تا ريخ ،علوم سيا سى وسا يررشته ها ي علوم اجتما عى موردبررسى ومطا لعه دقيق قرارگرفته وخودبرحسب اهميت به سه رده ((الف ))،((ب ))و ((ج ))تقسيم شده اند.اطلاعا ت اين اسنا ددركا ربرگه ها ي ويژه اي كه از11قسمت اصلى ، شا مل :موضوع ،شما ره با زيا بى ،تا ريخ مدرك ،نوع مدرك ،برسا خت ،زبا ن مدرك ،نما يه آزاد،اعلام جغرافيا يى واما كن ،تنا لگا نها ،اشخا ص ونما يه تشكيل شده است ،با بهره گيري ازروشها ي هما هنگ وشيوه نا مه اي كه توسطكا رشنا سا ن اطلاع رسا نى اداره كل تدوين شده ،ثبت گرديده است .سپس كا ربرگه ها ي تكميل شده دربخش فهرست نويسى توسطكا رشنا سا ن متخصص موضوعى وبراسا س اصطلاح نا مه مركز(فهرست توصيفگرها ي پذيرفته شده درمركزاسنا دريا ست جمهوري )نما يه سا زي شده اند.
	نظا رت وبا زبينى نها يى
	پس ازتكميل كا ربرگه ،جهت كسب اطمينا ن ازثبت دقيق اطلاعا ت پرونده در كا ربرگه ،اطلاعا ت ثبت شده توسطكا رشنا س نا ظربا محتويا ت پرونده تطبيق داده شده تا درصورت مشا هده نقص يا اشتبا ه ،اشكا لات رفع گردد.سپس با زبين نها ئى كليه اطلاعا ت كا ربرگه راقبل ازورودبه رايا نه ازلحا ظمحتواونگا رش كنترل كرده وبدين ترتيب اطلاعا ت هرپرونده درقا لب يك كا ربرگه آما ده ورودبه رايا نه شده است .البته چنا نچه پرونده اي داراي اطلاعا ت مهم وزيا دي بوده ،اطلاعا ت آن درچندكا ربرگه ،با حداكثرسه عنوان درهركا ربرگه ثبت شده وشما ره با زيا بى پرونده با شما ره ها ي فرعى دركا ربرگه ها ي ديگرتكرارشده است .
	وروداطلاعا ت به رايا نه
	پس ازآنكه فيلدها ي مختلف كا ربرگه توسطكا رشنا سا ن نا ظروبا زبين نها يى كنترل شد،كا ربرگه ها براي وروداطلاعا ت به رايا نه بين كا ربران توزيع مى گردد. ازآنجا كه اسنا دريا ست جمهوري متعلق به سا زما نها ودوره ها ي تا ريخى مختلفى مى با شد،دررايا نه براي هردوره يا سا زما ن پا يگا ه جداگا نه اي تعريف شده است . نرم افزارمورداستفا ده دربخش رايا نه ،نرم افزاركتا بخا نه اي ((نوسا ))است كه درزمينه ذخيره سا زي وبا زيا بى اطلاعا ت اسنا دازتوانا يى نسبتا خوبى برخورداراست .اين نرم افزارخصوصا با دارابودن پا يگا ه مرتبط،مسئله ارجا عا ت راكه مبحث مهمى در با زيا بى اطلاعا ت اسنا دتا ريخى است مرتفع مى نما يد. نمونه كا ربرگه فهرست نويسى ونما يه سا زي
	ويرايش اطلاعا ت
	پس ازوروداطلاعا ت به رايا نه ،ازركوردها ي هرپا يگا ه پرينت گرفته شده وضمن مطا بقت اطلاعا ت هرركوردبا محتويا ت كا ربرگه مربوطه ،ركوردها ويرايش شده وپس ازاعما ل اصلاحا ت دررايا نه ،امكا ن تهيه فهرست اسنا دوگزارشها ي مختلف فراهم آمده است .
	تهيه فهرست ونما يه نا مه اسنا د
	بمنظوردردسترس قرارگرفتن فهرست اسنا د،ازاطلاعا ت هرپا يگا ه ،برحسب وزارتخا نه ،سا زما ن ،موضوع وبا توجه به داده ها يى ازقبيل شما ره رديف ،شما ره سند، عنوان ،تا ريخ وزبا ن مدرك كه ازاهميت بيشتري نسبت به سا يرداده ها برخوردارند پرينت گرفته شده ودرمرحله بعدنما يه نا مه اسنا دتهيه شده است .درنما يه نا مه دربرابر هرنما يه شما ره ها يى تحت عنوان ((شما ره ركورد))ثبت شده كه هريك ازاين شما ره ها ،با شما ره رديفى كه درفهرست اسنا دآمده مطا بقت دارد.درفهرست اسنا دنيز،دربرابرهر شما ره رديف ،شما ره با زيا بى كه محل قرارگرفتن پرونده درمخزن رانشا ن مى دهدآمده است كه ازطريق آن مى توان دراسرع وقت به پرونده موردنظردرمخزن دست يا فت . 81.گردآوري وتنظيم اسنا ددرموضوعا ت مختلف (تشكيل آلبوم ) همزما ن با سا ما ندهى اسنا د،گروهى ازكا رشنا سا ن كه عمدتا داراي مدرك تحصيلى فوق ليسا نس وبا لاتردررشته ها ي تا ريخ وعلوم سيا سى بودند،به گردآوري وتنظيم اسنا دمهم وبرجسته درموضوعا ت مختلف درآلبوم ها ي ويژه اي كه براي اين منظور درنظرگرفته شده بوداقدام كردند.دراين مرحله روش كا ربدين ترتيب بودكه درحين بررسى پرونده ها درصورت مهم تشخيص دادن سندي توسطكا رشنا سا ن بخش فهرست نويسى ،سندمزبورازپرونده اصلى جدامى شدوازآن دونسخه كپى گرفته شده ،يك نسخه درداخل پرونده قرارمى گرفت ونسخه ديگربه همراه اصل سنددر پا كت مخصوصى كه براي اسنا دبرگزيده درنظرگرفته شده بودمنتقل مى گرديد.سپس موضوع ،تا ريخ ،شما ره با زيا بى مخصوص اسنا دبرگزيده وشما ره با زيا بى پرونده اصلى دركا ربرگه مخصوص اسنا دبرگزيده نوشته مى شدودرنها يت شما ره با زيا بى اسنا د برگزيده روي پا كت ثبت مى گرديد. درمرحله بعدكا رشنا سا ن ابتداموضوع خا صى راانتخا ب مى كردندسپس كليه اسنا د مربوطبه آن موضوع راازپا كت ها به آلبوم منتقل نموده ،درصورت جا نگرفتن سنددر آلبوم ،ازكپى يا اسكن آن استفا ده مى كردند.پس ازجمع آوري كليه اسنا دمربوطبه موضوع موردنظردرآلبوم ،اسنا دآلبوم برحسب توالى تا ريخى وموضوعى مرتب و منظم مى شد.بعدازاستخراج موضوع وتا ريخ سند،شما ره پا كتى كه سندازداخل آن برداشته شده وشما ره خودآلبوم وشما ره رديفى كه سنددرآلبوم قرارگرفته دربا لاي موضوع وتا ريخ سندثبت مى شدودرنها يت فهرست راهنما ي اسنا دنيزاستخراج مى گرديد.
	انتشا راسنا د
	پس ازفهرست نويسى ونما يه سا زي اسنا دموجوددرريا ست جمهوري ومشخص شدن اهميت وجا يگا ه ويژه اين اسنا ددرامرپژوهش وتحقيقا ت تا ريخى ،فراهم آوردن زمينه دسترسى آسا ن ترمحققا ن وپژوهشگران محترم به اين منا بع مهم وارزشمندجهت روشن نمودن زوايا ي نا شنا خته وتا ريك تا ريخ معا صر،يكى ازدغدغه ها واهداف اصلى مركزاسنا دريا ست جمهوري بود. خوشبختا نه با امعا ن نظروتوجه ويژه اي كه ريا ست محترم جمهوري ،جنا ب آقا ي خا تمى نسبت به اين مجموعه داشتند،اين مهم درسا ل 1378صورت گرفت وچا پ و انتشا راسنا ددرموضوعا ت مختلف ودرقا لب مجموعه ها ي گونا گون شروع شد.
	تهيه كتا ب سند
	اقدام مهمى كه درمرحله نها يى براي بهره برداري ازاسنا دصورت مى گيردوهم اكنون نيزفعا ليت ها ي مركزاسنا دريا ست جمهوري دراين زمينه متمركزشده است ، آما ده سا زي اسنا دبراي نشربه صورت كتا ب سنداست .دراين مرحله پس ازانتخا ب يك موضوع ،با بهره گيري ازرايا نه ومراجعه به پرونده ها ي داخل مخزن وهمچنين مخا زن سا يرمراكزاسنا دي كشور،كليه اسنا دمربوطبه موضوع جمع آوري شده ،سپس برحسب موضوع وتوالى تا ريخى تنظيم مى شوند.اسنا دگردآوري شده مطا بق با شيوه نا مه با زنويسى وتصحيح اسنا دمركزاسنا دريا ست جمهوري ،زيرنظرتعدادي ازاستا دان تا ريخ معا صرايران با زنويسى شده وبراي هرسندعنوانى استخراج مى گرددكه از مجموع اين عنا وين فهرست راهنما ي اسنا دابتداي كتا ب تهيه مى شود.بمنظوراطمينا ن ازبا زنويسى صحيح اسنا د،اسنا دبا زنويسى شده بعدازتا يپ دردونوبت نمونه خوانى شده وبا اصل اسنا دمطا بقت داده مى شود. درپا يا ن تصويرنمونه بعضى ازاسنا دوهمچنين نما يه اسنا ددرانتها ي كتا ب آورده شده ومقدمه اي هم دربا ره موضوع اسنا دكه بيشترتوصيفى وبيا ن كننده شيوه انجا م كا ر واهميت اسنا داست براي كتا ب سندها تهيه مى شود.
	تشكيل شورايعا لى نظا رت برانتشا راسنا د
	مجموعه ها يى كه درگذشته به اين صورت تهيه مى شدبه طورمحدود(حداكثر30 نسخه )منتشرمى گرديدودرسطح مديران دفترونها دريا ست جمهوري ومراكزمهم اسنا دي كشورتوزيع مى شد.اما چون دسترسى محققا ن وپژوهشگران تا ريخ معا صربه اين اسنا د،با وجودنيا زمبرم آنها ،امكا ن پذيرنبود،درسا ل 1377ازطرف معا ونت خدما ت مديريت واطلاع رسا نى دفتررئيس جمهوري طرحى مبنى برانتشا رعمومى اسنا دريا ست جمهوري ،زيرنظرشورايى با عنوان ((شورايعا لى نظا رت برچا پ وانتشا ر اسنا دريا ست جمهوري ))به رئيس جمهوري محترم تقديم شد.خوشبختا نه ايشا ن نيز ضمن موافقت با انتشا رعا م اسنا د،جنا ب آقا ي مهندس ميرحسين موسوي رابه ريا ست شورايعا لى نظا رت برچا پ وانتشا راسنا دريا ست جمهوري برگزيدند. اين شورادرموردخطوطكلى چا پ وانتشا راسنا دريا ست جمهوري تصميم گيري مى كند.
	تشكيل شوراي علمى
	علاوه برشورايعا لى نظا رت ،با تصويب شوراي مذكور،شورايى علمى مركب از چندتن ازاستا دان تا ريخ معا صردانشگا هها ي تهران تشكيل شده است كه وظيفه اصلى آن تعيين خطمشى كلى پژوهشى ونظا رت برچا پ وانتشا ركتا ب سندها ازنظرعلمى و محتوايى است .جلسا ت اين شورايك هفته درميا ن ويا به ضرورت به صورت هفتگى درمركزاسنا دريا ست جمهوري برگزارمى شودواعضا ي شوراعلاوه برحضوردر جلسا ت شورا،درطول هفته نيزدرمركزاسنا دريا ست جمهوري حضوريا فته وبر كا رها ي پژوهشگران مركزنظا رت مى كنند. بدين ترتيب با امعا ن نظررئيس جمهوري محترم امكا ن انتشا رعمومى اسنا د تا ريخى ريا ست جمهوري فراهم شدوحا صل تلاش زيا دي كه براي حفظاين اسنا دطى چندين سا ل كشيده شده بودبه با رنشست .تا كنون نيزبه يا ري خداوندمتعا ل چندين عنوان ازكتا ب سندها ي ريا ست جمهوري انتشا ريا فته ودردسترس محققا ن و علاقه مندان به تا ريخ معا صركشورقرارگرفته است . ومن الله التوفيق محمدكشا ورز معا ون خدما ت مديريت واطلاع رسا نى انتشا رات مركزاسناد ريا ست جمهوري